Εγκύκλιος Αρ. Πρωτ. Γ99/1/332
14-11-2003

1. Εισαγωγή

Σε συνέχεια των δύο προηγούμενων αποστολών καταστάσεων υποβολών Α.Π.Δ. και καταβολής ασφαλιστικών εισφορών που πραγματοποιήθηκαν το Φεβρουάριο και τον Ιούλιο του 2003 και της ανάγκης να υπάρχει στα Υποκαταστήματα ένα είδος Μητρώου Υποβολών και Καταβολών για διευκόλυνση των συναλλαγών με τους εργοδότες, σας αποστέλλουμε νέα "Πληροφοριακή Συγκεντρωτική Κατάσταση Υποβολών - Καταβολών ανά μήνα" και "Πληροφοριακή Αναλυτική Κατάσταση Υποβολών - Καταβολών ανά μήνα" για τις μισθολογικές περιόδους 04/2003 - 09/2003. Σημειώνεται ότι οι υποβολές και καταβολές που αφορούσαν στις μισθολογικές περιόδους 04-06/2003 είχαν περιληφθεί και στην δεύτερη αποστολή καταστάσεων. Δεδομένου όμως ότι η εικόνα εκείνη ήταν ελλιπής λόγω μη πλήρους ενημέρωσης του Συστήματος αποφασίσαμε με την ευκαιρία της νέας αποστολής καταστάσεων να σας δώσουμε την ολοκληρωμένη εικόνα εκείνης της περιόδου.

Δεδομένου ότι η επεξεργασία των ΑΠΔ του μηνός Σεπτεμβρίου (για τις μηνιαίες ΑΠΔ) αλλά και του τριμήνου 07-09/2003 (για τις τριμηνιαίες ΑΠΔ) δεν έχει ολοκληρωθεί στο ΚΕΠ (είναι σε εξέλιξη η παραλαβή, καταχώρηση και επεξεργασία των ΑΠΔ), η εικόνα των υποβολών δεν είναι πλήρης στο επίπεδο των συγκεκριμένων μισθολογικών περιόδων. Η ενημέρωση των καταβολών αντίστοιχα στηρίζεται στην ενημέρωση του Συστήματος με καταβολές που πραγματοποιήθηκαν μέχρι τις 09/09/2003 στις Τράπεζες (ενημέρωση από ΔΙΑΣ) και με καταβολές στα Υποκαταστήματα ανάλογα με το πόσο είχε προχωρήσει στην καταχώρηση των ΓΕΤΕ κάθε Υποκατάστημα την 11η Νοεμβρίου 2003.

2. Ποιοι εργοδότες περιλαμβάνονται στις πληροφοριακές καταστάσεις

Στις Πληροφοριακές Καταστάσεις έχουν περιληφθεί όπως και την πρώτη φορά μόνο Εργοδότες Κοινών Επιχειρήσεων (όχι οικοδομοτεχνικών έργων).

Οι εργοδότες συμπεριλαμβάνονται στις Καταστάσεις ανάλογα με τη διεύθυνση της έδρας τους που υπάρχει στο Ηλεκτρονικά Τηρούμενο Μητρώο Εργοδοτών. Αυτό σημαίνει ότι αν κάποιος εργοδότης έχει αλλάξει διεύθυνση έδρας και το έχει γνωστοποιήσει στο Κέντρο Επεξεργασίας μέσω του σχετικού Εντύπου Μεταβολής, η εικόνα των υποβολών ΑΠΔ και καταβολών ασφαλιστικών εισφορών θα αποσταλεί στο Υποκατάστημα του Ι.Κ.Α. που είναι αρμόδιο για τον έλεγχο της τρέχουσας έδρας.

Από τις συνημμένες Πληροφοριακές Καταστάσεις έχουν και πάλι εξαιρεθεί οι κατηγορίες εργοδοτών που είχαν εξαιρεθεί και στην πρώτη αποστολή και οι οποίες περιγράφονται αναλυτικά στο υπ΄ Αριθμό Πρωτοκόλλου Γ99/1/128 της 7ης Φεβρουαρίου 2003 Γενικό Έγγραφο.

3. Είδη καταστάσεων

Οι Συνημμένες Καταστάσεις είναι δύο ειδών. Οι Συγκεντρωτικές Καταστάσεις Υποβολών Καταβολών ανά μήνα έτους 2003 και οι Αναλυτικές Καταστάσεις Υποβολών - Καταβολών ανά μήνα έτους 2003.

Τα κριτήρια για το ποιοι εργοδότες θα συμπεριληφθούν στην Συγκεντρωτική και ποιοι στην Αναλυτική Κατάσταση είναι τα ίδια με αυτά που ίσχυσαν στην πρώτη αποστολή και τα οποία περιγράφονται στην παράγραφο 3 του Γενικού Εγγράφου με Αριθμό Πρωτοκόλλου Γ99/1/128 της 7ης Φεβρουαρίου 2003.

4. Δομή καταστάσεων

Η Συγκεντρωτική Κατάσταση είναι δομημένη κατά αύξοντα ΑΜΕ. Οι ΑΜΕ αυτοί είναι όλοι οι διακριτοί ΑΜΕ που δηλώθηκαν σε ΑΠΔ ασχέτως με το αν είναι ταυτοποιημένοι με βάση το Μητρώο Εργοδοτών ή όχι (είναι απαραίτητα υπαρκτοί).

Για κάθε εργοδότη παρατίθενται αρχικά εκτός του ΑΜΕ, η Επωνυμία του, το ΑΦΜ και η Νομική Μορφή του, η Διεύθυνση της έδρας του και το τηλέφωνό του.

Ακολουθούν τρεις γραμμές και 10 στήλες. Οι στήλες αφορούν στους μήνες του έτους 2003, με πρώτη αυτή του Απριλίου και δεύτερη αυτή του Μαΐου. Το Δώρο Πάσχα εμφανίζεται αμέσως μετά τον Μάιο (5/2003), ενώ ακολουθούν οι στήλες του Ιουνίου, Ιουλίου και Αυγούστου. Το Επίδομα Αδείας παρουσιάζεται αμέσως μετά τον Αύγουστο (8/2003). Ακολουθεί η στήλη του Σεπτεμβρίου (9/2003) και έπεται αυτή του Δώρου Χριστουγέννων στην οποία εμφανίζονται: α) οι εγγραφές που συμπεριλήφθηκαν σε ΑΠΔ με τύπο αποδοχών 03 και μήνα στο πεδίο 33, τον 5, 6, 7, 8, 9/2003 και β) οι καταβολές που αφορούν το Δώρο Χριστουγέννων και έγιναν με παραστατικό πληρωμής που αναφέρει ως μισθολογική περίοδο 15/2003). Η τελευταία στήλη που φέρει την ένδειξη "`Αλλο" αφορά σε περιπτώσεις που σε εγγραφή ΑΠΔ δεν δηλώθηκε καθόλου το έτος που αναφέρεται ή δηλώθηκε έτος ανύπαρκτο, ή διάφορο των 2002, 2003 ή δηλώθηκε ως έτος το 2003, αλλά ο μήνας είναι μη έγκυρος (διάφορος των 1-12).

Επισημαίνεται ότι ειδικά για την περίπτωση του Δώρου Χριστουγέννων που η καταβολή των εισφορών του καθίσταται απαιτητή την 28η Φεβρουαρίου 2003, ενδέχεται στην κατάσταση να υπάρχει εγγραφή χρέωσης, αλλά όχι και αντίστοιχη εγγραφή καταβολής.

Σε ότι αφορά τις τρεις οριζόντιες γραμμές, διευκρινίζεται ότι: Η πρώτη αναφέρεται στο συνολικό ποσό που έχει δηλωθεί στις αναλυτικές εγγραφές μίας ή περισσοτέρων ΑΠΔ που έχουν υποβληθεί για το μήνα που δηλώνει η εκάστοτε στήλη της κατάστασης, η δεύτερη αναφέρεται στο ποσό των εισφορών που καταβλήθηκε από τον εργοδότη επίσης για το μήνα που υποδεικνύεται από την στήλη της κατάστασης και η τρίτη γραμμή τη διαφορά μεταξύ του ποσού δήλωσης και καταβολής με θετικό πρόσημο, εφόσον το δηλούμενο ποσό είναι μεγαλύτερο του καταβληθέντος ή αρνητικό στην αντίθετη περίπτωση (πιστωτικό υπόλοιπο).

Τα ποσά που εμφανίζονται στην κατάσταση είναι στρογγυλοποιημένα στο ακέραιο μέρος τους και το μέγιστο ποσό που μπορεί να απεικονιστεί είναι 999.999 ευρώ.

Επισημαίνεται ότι το ποσό που εμφανίζεται στην πρώτη γραμμή ως το ποσό που δηλώθηκε από τον εργοδότη μέσω ΑΠΔ, προκύπτει από τις αναλυτικές εγγραφές της/των ΑΠΔ και συγκεκριμένα από το πεδίο "Καταβλητέες Εισφορές". Σε περίπτωση που η τιμή του πεδίου "Καταβλητέες Εισφορές" διαφέρει από αυτή του πεδίου "Συνολικές Εισφορές", ενώ δεν έχει δηλωθεί Επιδότηση και προκειμένου για την έκδοση της συγκεκριμένης κατάστασης λαμβάνεται υπόψη η τιμή του πεδίου "Καταβλητέες Εισφορές". Μοναδική περίπτωση που για την απεικόνιση της δηλωθείσας τιμής εισφορών λαμβάνεται υπόψη το πεδίο "Συνολικές Εισφορές" είναι όταν το πεδίο "Καταβλητέες Εισφορές" είναι κενό. Διευκρινίζεται ότι, εφόσον έχει δηλωθεί και επιδότηση ως δηλωθείσα τιμή λαμβάνεται η διαφορά "Συνολικές Εισφορές" - "Επιδότηση".

Τέλος, σημειώνεται ότι αν για μία μισθολογική περίοδο έχουν υποβληθεί περισσότερες της μίας ΑΠΔ (ανεξαρτήτως τύπου δήλωσης) υπάρχει στην πρώτη γραμμή για κάθε εργοδότη, ακριβώς δίπλα από το δηλωθέν ποσό ένας αστερίσκος ως ένδειξη. Ως πολλαπλή υποβολή επισημαίνεται και η περίπτωση που έχουν υποβληθεί από έναν εργοδότη ΑΠΔ για μερικώς καλυπτόμενες χρονικές περιόδους (π.χ. μία ΑΠΔ 4/2003, μία 5/2003, μία 5/2003 και μία 4/2003 - 6/2003 ή μία ΑΠΔ για την περίοδο 4/2003 - 6/2003 και μία για την περίοδο 6/2003 - 9/2003).

Η Αναλυτική Κατάσταση είναι επίσης δομημένη κατά αύξοντα ΑΜΕ. Οι ΑΜΕ αυτοί είναι όλοι οι διακριτοί ΑΜΕ που δηλώθηκαν σε ΑΠΔ ασχέτως με το αν είναι ταυτοποιημένοι με βάση το Μητρώο Εργοδοτών ή όχι (είναι απαραίτητα υπαρκτοί).

Για κάθε εργοδότη παρατίθενται αρχικά εκτός του ΑΜΕ, η Επωνυμία του, το ΑΦΜ και η Νομική Μορφή του, η Διεύθυνση της έδρας του και το τηλέφωνό του.

Κάτω από τα στοιχεία του εργοδότη, η σελίδα της κατάστασης χωρίζεται νοηματικά σε δύο μέρη. Στο αριστερό μέρος εμφανίζονται αναλυτικά κατά αύξουσα σειρά χρονικής περιόδου (40 προς 90 μήνα του 2003) τα ποσά κάθε ΑΠΔ, ο τύπος Δήλωσης και το μέσο υποβολής. Σημειώνεται ότι το Δώρο Πάσχα 2003 εμφανίζεται αμέσως μετά τον Μάιο (5/2003) και το Επίδομα Αδείας του 2003 αμέσως μετά τον Αύγουστο (8/2003). Το Δώρο Χριστουγέννων (2003) έπεται της δήλωσης του Σεπτεμβρίου 2003, ενώ στην περίπτωση που ο εργοδότης έχει υποβάλει ΑΠΔ στην οποία αναγράφεται έτος ανύπαρκτο, ή διάφορο των 2002, 2003 ή έτος 2003 αλλά ανύπαρκτος μήνας, αυτή η ΑΠΔ εμφανίζεται τελευταία στη σειρά με την ένδειξη "`Αλλο".

Αν σε μία χρονική περίοδο ένας εργοδότης έχει υποβάλει περισσότερες της μίας ΑΠΔ αυτές εμφανίζονται με βάση την αύξουσα αρίθμηση του τύπου δήλωσης (01, 02, 03, 04). Εάν μία ΑΠΔ που έχει υποβληθεί από εργοδότη σε μαγνητικό μέσο δεν έχει "διαβαστεί" σημειώνεται στην κατάσταση εφόσον η ετικέτα του μαγνητικού μέσου ήταν συμπληρωμένη και σε αυτήν αναφερόταν ο ΑΜΕ του εργοδότη και ο μήνας που αφορά. Χαρακτηριστικό αυτής της περίπτωσης είναι ότι για τη συγκεκριμένη ΑΠΔ, θα είναι κενός ο Τύπος Δήλωσης ενώ ως ποσό των δηλωθέντων εισφορών θα εμφανίζεται το μηδέν.

Επισημαίνεται ότι και στην Αναλυτική Κατάσταση το ποσό που απεικονίζεται ως αυτό που δηλώθηκε από τον εργοδότη μέσω ΑΠΔ, προκύπτει από τις αναλυτικές εγγραφές της/των ΑΠΔ και συγκεκριμένα από το πεδίο "Καταβλητέες Εισφορές". Σε περίπτωση που η τιμή του πεδίου "Καταβλητέες Εισφορές" διαφέρει από αυτή του πεδίου "Συνολικές Εισφορές", ενώ δεν έχει δηλωθεί Επιδότηση και προκειμένου για την έκδοση της συγκεκριμένης κατάστασης λαμβάνεται υπόψη η τιμή του πεδίου "Καταβλητέες Εισφορές". Μοναδική περίπτωση που για την απεικόνιση της δηλωθείσας τιμής εισφορών λαμβάνεται υπόψη το πεδίο "Συνολικές Εισφορές" είναι όταν το πεδίο "Καταβλητέες Εισφορές" είναι κενό. Διευκρινίζεται ότι εφόσον έχει δηλωθεί και επιδότηση ως δηλωθείσα τιμή λαμβάνεται η διαφορά "Συνολικές Εισφορές" - "Επιδότηση".

Στο δεξί μέρος εμφανίζονται αναλυτικά ανά περίοδο τα ποσά των καταβολών, η ημερομηνία καταβολής και ο τύπος κίνησης (εάν δηλαδή η καταβολή έχει γίνει στην Τράπεζα - κωδικός 301 ή στο Υποκατάστημα - κωδικός 300, ή αν η κίνηση αφορά σε ακύρωση είσπραξης οπότε ο κωδικός κίνησης είναι 502).

5. Παρατηρήσεις επί του περιεχομένου των συγκεντρωτικών και αναλυτικών καταστάσεων - Επισημάνσεις - Σχόλια

Στο Γενικό Έγγραφο με Αριθμό Πρωτοκόλλου Γ99/1/128 και ημερομηνία 07 Φεβρουαρίου 2003 (το οποίο συνόδευσε την πρώτη αποστολή των Καταστάσεων Υποβολών - Καταβολών στα Υποκαταστήματα) και συγκεκριμένα στην παράγραφο 5 υπήρχαν καταγεγραμμένες ορισμένες παρατηρήσεις επί του περιεχομένου των καταστάσεων που στόχο είχαν να διευκολύνουν την κατανόηση και την επεξήγηση ορισμένων "περίεργων" δεδομένων. Από τις περιπτώσεις που αναφερόταν εκεί εξακολουθούν να είναι σε ισχύ οι παρατηρήσεις a-d και g, h, i. Επιπλέον και δεδομένης της διαχείρισης των λαθών των ΑΠΔ εργοδοτών που εμφανίζουν περισσότερες από 100 λανθασμένες εγγραφές, σημειώθηκε στο Γενικό Έγγραφο με Αριθμό Πρωτοκόλλου Γ99/1/262 και ημερομηνία 23 Ιουλίου 2003, μία ακόμη περίπτωση, η οποία εξακολουθεί να είναι σε ισχύ. Η περίπτωση αυτή ήταν η ακόλουθη:

Η διαφορά "δηλωθείσες εισφορές" - "καταβληθείσες εισφορές" οδηγεί σε πιστωτικά υπόλοιπα. Αυτό μπορεί να οφείλεται στο ότι ο εργοδότης έχει υποβάλλει κάποια ΑΠΔ με συνολική εισφορά Α, η οποία έχει επεξεργαστεί κι έχουν επισημανθεί σε αυτήν περισσότερες από 100 λανθασμένες εγγραφές. Στην περίπτωση αυτή, το Σύστημα ενημερώνεται με τις ορθές εγγραφές της συγκεκριμένης ΑΠΔ και με τη χρέωση Χ που αντιστοιχεί σε αυτές, ενώ οι υπόλοιπες εγγραφές θεωρούνται ως μη παραληφθείσες και ζητείται από τον εργοδότη να τις διορθώσει και να τις υποβάλλει με μία νέα ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΗ ΑΠΔ. Έτσι, ενώ η χρέωση του εργοδότη έχει γίνει με το ποσό που αντιστοιχεί στις ορθές εγγραφές (στην συγκεκριμένη περίπτωση Χ), ο εργοδότης (που κατά βάση δεν έχει λάβει μέχρι την καταληκτική ημερομηνία καταβολής εισφορών σχετικό μήνυμα) καταβάλλει όλο το ποσό Α, που είχε δηλώσει στην αρχική ΑΠΔ.

Παράδειγμα: Έστω ότι στην ΑΠΔ ενός εργοδότη που αφορά στον Ιούλιο του 2003, υπάρχουν Π.χ. 200 εγγραφές με συνολικές δηλωθείσες εισφορές 50.000,00 ευρώ. Από αυτές όμως μόνο οι 70 είναι ορθές, με συνολικές δηλωθείσες εισφορές 20.000,00 ευρώ. Οι υπόλοιπες 130 εγγραφές με συνολικές εισφορές 30.000,00 ευρώ θα παραμείνουν σε εκκρεμότητα έως ότου υποβληθεί από τον εργοδότη, όπως και του ζητήθηκε, η ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΗ ΑΠΔ για αυτές τις 130 εγγραφές. Όμως ο εργοδότης έχει ήδη πληρώσει και τα 50.000,000, άρα φαίνεται πλέον ότι έχει καταβάλλει 30.000,00 ευρώ παραπάνω.

6. Τομείς χρησιμοποίησης των καταστάσεων

Οι Πληροφοριακές Καταστάσεις Υποβολών - Καταβολών έχουν ως στόχο να παρέχουν στους υπαλλήλους των Υποκαταστημάτων συγκεντρωμένη και κατά το δυνατόν πλήρη εικόνα τόσο της συμπεριφοράς των εργοδοτών κοινών επιχειρήσεων σε ότι αφορά τις υποχρεώσεις τους για υποβολή ΑΠΔ και καταβολή των δηλωθέντων ασφαλιστικών εισφορών, όσο και εικόνα των χρηματικών υποχρεώσεών τους έναντι του Ιδρύματος. Οι καταστάσεις αυτές εκτιμάται ότι μπορούν να λειτουργήσουν όπως οι Πινακίδες των οικoδoμoτεχνικών έργων και να χρησιμοποιηθούν κατά τις συναλλαγές με τους εργοδότες, όταν για τη διεκπεραίωση αυτών των συναλλαγών απαιτείται το είδος της πληροφορίας που περιέχουν. Χαρακτηριστικό παράδειγμα αποτελεί η διαδικασία χορήγησης ασφαλιστικής ενημερότητας.

Διευκρινίζεται ότι οι συγκεκριμένες καταστάσεις δεν υποδεικνύουν εργοδότες προς έλεγχο και δεν σηματοδοτούν την έναρξη ελεγκτικής διαδικασίας με βάση επεξεργασμένες πληροφορίες από το Κέντρο Επεξεργασίας.

Είναι σαφές ότι εξετάζοντας τις Πληροφοριακές Καταστάσεις και χρησιμοποιώντας τις για τις καθημερινές σας συναλλαγές θα διαπιστώσετε λάθη σε θέματα υποβολών και καταβολών και θα αναρωτηθείτε για την ύπαρξη τρόπων και καναλιών διοχέτευσης των σχετικών πληροφοριών στο Κέντρο Επεξεργασίας. Διευκρινίζεται ότι οι τρόποι διόρθωσης των λαθών είναι καθορισμένοι. Η διαγραφή των διπλών ή πολλαπλών ΑΠΔ καθώς και οι διορθώσεις επί της χρονικής περιόδου που αφορά μια ΑΠΔ γίνονται μέσω της διαχείρισης δοκιμίων λαθών (κατηγορίες 3 και 12, 8 και 12 αντίστοιχα). Στην παρούσα φάση ωστόσο και δεδομένου ότι στις συνημμένες καταστάσεις δεν περιλαμβάνονται τα στοιχεία αναφοράς για κάθε ΑΠΔ (Α/Α Συστήματος, Α/Α Αποστολής και Μέσο Υποβολής), η συμπλήρωση και αποστολή στο Κέντρο Επεξεργασίας Εντύπων Διόρθωσης ΑΠΔ δεν είναι εφικτή αλλά ούτε και επιθυμητή. Σε ότι αφορά τις διορθώσεις των λανθασμένων καταβολών, αυτές πραγματοποιούνται με τρόπο που έχει καθοριστεί από τα Τμήματα Οικονομικής Διαχείρισης των Υποκαταστημάτων.